Print to Archive® erweitert EMA® zum Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA® via Print to Archive® als Dokumenten-Archiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA®-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als „Archivdrucker“. Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig. Ein Druckvorgang bleibt danach im herkömmlichen Sinne bestehen – das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA®-Archiv abgelegt. Eine gewöhnliche Papierablage wird somit überflüssig.
Im Gegensatz zu arbeits- und kostenintensiven Dokumenten-Archivierungslösungen, die Bedienungs-Know-How und ein komplexes Ablagesystem erfordern und oft die gewöhnliche Papier-ablage nachbilden, wird bei Print to Archive® einfach und zeitsparend archiviert. Frei nach dem Motto „ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden“ werden die Dokumente im Archiv abgelegt – schnell, einfach und ohne dass der Anwender zusätzliche Sortierungen oder weitere Arbeitschritte vornehmen muss. Mit Hilfe der von ARTEC neu entwickelten umfangreichen EMA®-Volltextsuche, die durch professionelle und einfache Handhabung besticht, kann der Benutzer ein archiviertes Dokument jederzeit komfortabel suchen, finden und mit einem Mausklick wiederherstellen.
Genau wie bei der E-Mail-Archivierung werden bei Print to Archive® sämtliche Daten von EMA® verschlüsselt und mit einer digitalen Signatur für unveränderbare Inhalte sowie einem digitalen Zeit- und Datumsstempel versehen, wodurch jederzeit maximale Sicherheit für archivierte Daten gewährleistet ist. Print to Archive® stellt dem Anwender einen eindeutigen Nachweis über die Echtheit seiner Daten und ein gesetzeskonformes Dokumenten-Archiv zur Verfügung, ohne die sonst üblichen langwierigen Arbeitsschritte, die bei der herkömmlichen Organisation eines Papier- oder Dokumenten-Archivs anfallen.
Print to Archive®
Scan to Archive® organisiert den herkömmlichen Papier-Posteingang in das sichere Dokumenten-Archiv.